אחסון ומעבר משרד: עוברים משרדים ונשארים בחיים

השאר פרטים וניצור איתך קשר בהקדם

אמנם לא צריך למיין ולסדר את הבגדים בארון וגם את המטבח יותר קל לפרוק, אבל מעבר של משרד הוא סיפור מורכב לפחות כמו מעבר דירה. יש אפילו שיאמרו מורכב יותר, שכן הרהיטים כבדים, גדולים ומסורבלים, יש המון אלקטרוניקה לארוז ולפרוק ובניגוד לחופש שאפשר לקחת כשעוברים דירה – כאשר זה כל העובדים במשרד זה קצת יותר מסובך.
אבל לא באנו לבאס, אלא כדי לפזר את העננה.
כן, גם אם מדובר על פינוי משרד בנסיבות פחות נעימות. אומרים שכשנסגרת דלת אחת נפתחת אחרת ואין לנו אלא להסכים.
בכל מקרה, ליקטנו כאן שלל עצות טובות לאריזה / מעבר / אחסון משרד ו- BREAK A LAG כמו שאומרים…

איך לתכנן מעבר משרד? לתכנן!

גם אם הולכים על המובן מאליו ומבקשים מכל חדר / עובד להיות אחראיים על אריזת האזור שלהם – נותרים לא מעט אזורים משותפים, וחלקם אף רגישים (הנהלת חשבונות למשל).
על כן רצוי לייצר תכנון מדוקדק מראש: מה זורקים, מה גורסים, מה מעבירים לארכיב ומה מוסרים הלאה. יש שוק יד שניה גם לריהוט משרדי – שווה לבדוק.
איך? עוברים חדר-חדר ומחליטים בדיוק מי עושה מה. ורצוי לעשות זאת לפחות חודש לפני תאריך המעבר.

הכל מתחיל מניהול התהליך

אל תצפו שאנשים יתנהלו מעצמם. נכון, כולם ילדים גדולים שאמורים כבר לדעת איך מניילנים ואורזים אבל כשזה לא הבית הפרטי כולנו מתנהגים אחרת.
לפיכך, כדאי למנות לאירוע המעבר מנהל/ת אחראי לא לפני שבוחרים את הדמות בקפידה. רצוי שזה יהיה אדם אחראי, שיודע לנהל פרויקטים מורכבים (ולא זה שהכי פנוי עכשיו) ובעיקר דמות שכווולם מקשיבים לה. בלי ויכוח.

עלויות מעבר משרד

לא משנה מה גודל המשרד ומהי תכולתו (כלומר כן, אבל חכו רגע) חברות הובלה לוקחות בדרך כלל עלות גבוהה יותר למעבר משרד.
שווה לבחון חלופות ומכל מיני היבטים: יש חברות שיציעו את כל החבילה, כלומר גם אריזה, גם הובלה וגם פינוי חפצים ומסמכים וישנה כמובן אפשרות להפריד ולקחת הובלה בלבד. גם במקרה זה, היות שמשרדים רבים נמצאים בבניינים ישנים עם מעלית קטנה (או בכלל לא) חובה לציין זאת ולהבין שזה יבוא לידי ביטוי במחיר.
בכל מקרה – אין להסתפק בהצעת מחיר בטלפון. אף אחד לא רוצה הפתעות ביום המעבר. שקיפות וחתימת חוזה לפני – ורק אחרי שחברת ההובלה באה פיזית למשרד ונתנה הצעת מחיר שאין לזוז ממנה.

איך להעביר משרד בלי להפסיד ימי עבודה

כנראה שכמעט בכל עסק האתגר הגדול הוא להתמודד עם הניתוק והחיבור מחדש של הטכנולוגיה: המחשבים, השרתים, הטלפונים, המדפסות, הרשתות וכן הלאה. למעשה, זה גם הדבר העיקרי שמבדיל בין מעבר בית למעבר משרד, שכן השאיפה הברורה היא להפסיד כמה שפחות ימי עבודה.
כדי שזה יקרה, רצוי כי מחלקת/איש ה-IT ייקחו פיקוד על האירוע. המשמעות היא תכנון מראש של הניתוקים – רצוי לקצר יום עבודה אחד ולעבוד על כך בחצי השני וכמובן תכנון מדוקדק של החיבור מחדש.
אחד הדברים שיכולים לסייע בכך הוא תכנון מדויק של מי יושב איפה עוד קודם ליום המעבר אחרת רק זה ייקח ימים ארוכים.

רשימת 'אסור לשכוח' כשעוברים משרד:

• יש לוודא כי לחברת ההובלה יש לא רק משאיות וסבלים, אלא גם מנוף אם צריך וכמובן ציוד לפירוק ולהרכבת רהיטי משרד.
• דברים קטנים ויקרי ערך – במידה ויש כאלה – עדיף להעביר לבד מהחשש שילכו לאיבוד. מעבר משרד זה הרבה בלגן.
• רצוי לקבל מראש את הפרטים הנדרשים מהמקום החדש – האם יש מעלית שירות ומתי ניתן להשתמש בה, האם מותר להרעיש בלילה וכן הלאה.
• אם פינוי המשרד הוא לא למשרד חדש, אלא לאחסנה, וודאו כי חשבתם על כל הדברים שאולי תצטרכו בהישג יד, גם אם מדובר על תקופה קצרה. והכוונה בעיקר לניירת, הנהלת חשבונות ורשימות לקוחות.

ואחרון חביב:
לא עושים ויתור על המיחזור. ציוד אלקטרוני כמו גם ניירת, פלסטיק או עץ יש להעביר למקומות המיועדים לכך כדי למחזר כמו שצריך. תודה רבה.

שתף את המאמר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב print
שיתוף ב email
shutterstock_75340882

כתבות נוספות:

קיפאיט keepit פתרונות אחסון - אחסון תכולת דירה

אורזים ונהנים

אריזת בית היא עניין לא פשוט. לא פשוט להכניס את כל הבית לארגזים ועוד למיין ולסדר תוך כדי. אבל בדיוק בשביל זה אספנו כאן את

קרא עוד »

השאר פרטים וניצור איתך קשר בהקדם

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן